Chứng nhận ISO 9001 là một cách tuyệt vời nhất để chứng minh với khách hàng rằng công ty, tổ chức đó cam kết sẽ cung cấp cho khách hàng sản phẩm với chất lượng tốt nhất có thể. Và quan trọng nhất là sự vận hành thực sự của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty, tổ chức.
Bên cạnh đó, Chứng nhận ISO 9001 hiện nay đang là 1 trong những các yêu cầu bắt buộc đối với 1 số loại hình doanh nghiệp đặc thù và khách hàng quốc tế. Vậy 5 bước quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng ISO 9001 hiệu quả ngay từ lần đầu.
Và bây giờ, Công ty CP Tư vấn và Đào tạo Chất lượng Lạc Việt sẽ giúp bạn 5 bước Tư vấn chứng nhận thành công ISO 9001 đó là gì?
Các bước thực hiện tư vấn ISO 9001
Bước 1. Đào tạo nhận thức về ISO 9001
Bước 2. Lên kế hoạch triển khai, áp dụng
Bước 3. Xây dựng hệ thống tài liệu và đánh gía nội bộ
Bước 4. Đăng ký, nhận đánh giá chứng nhận với tổ chức chứng nhận
Bước 5: Nhận giấy chứng nhận ISO 9001 và duy trì chứng nhận hằng năm
Chi tiết 5 bước quan trọng
Bước 1: Đào tạo nhận thức về ISO 9001
ISO 9001 cung cấp cấu trúc cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng nhưng linh hoạt để có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là tổ chức phải xem xét đáp ứng các yêu cầu đặt ra theo cách phù hợp với tổ chức mình như thế nào. Và không chỉ một hay vài cá nhân đại diện làm quen với ISO 9001, hãy để các cấp lãnh đạo cao nhất của công ty cũng làm quen và hiểu được ISO 9001.
Tổ chức áp dụng ISO 9001 tức là đang tạo ra 1 sự thay đổi lớn cách vận hành trong doanh nghiệp, hãy cố gắng “lôi kéo”, thu hút sự quan tâm của lãnh đạo cấp cao (Top management) của doanh nghiệp và sự cam kết của họ với việc duy trì chứng nhận.
Cách tốt nhất và nhanh nhất để làm quen, nắm bắt các yêu cầu cơ bản nhất tiêu chuẩn,yêu cầu quy trình, các loại tài liệu, hồ sơ… và đặc biệt là hiểu cách tiêu chuẩn áp dụng cụ thể cho doanh nghiệp là Tổ chức đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001 phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó. Công ty CP Tư vấn và Đào tạo Chất lượng Lạc Việt sẽ giúp bạn Tổ chức thực hiện khoá tập huấn nhận thức và đánh giá viên nội bộ ISO 9001 cho toàn bộ cán bộ nhân viên giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng đào tạo.
Bước thứ 2: Lập kế hoạch triển khai, áp dụng
Có sẵn một kế hoạch vững chắc là điều cần thiết để thực hiện chuyển đổi sang một hệ thống mới. Khi tổ chức đã có đúng người vào đúng việc, các quá trình sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Nhóm sẽ tạo ra một kế hoạch khả thi để thiết lập doanh nghiệp thành công. Cho nên ở bước này thì hãy một lập 1 Nhóm ISO thực hiện.
Bước 3: Xây dựng hệ thống tài liệu và đánh giá nội bộ
Lưu trữ hồ sơ là một yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Có một số loại tài liệu bắt buộc mà tổ chức phải có. Và một số cần có để duy trì mọi cho mọi quá trình hoạt động như dự kiến. Với 1 tổ chức, các loại hình tài liệu bắt buộc có phải có như: Sổ tay chất lượng, Quy trình nội bộ, Hướng dẫn công việc, Bảng biểu, hồ sơ,…
Sau khi bạn đã làm xong bước trên. Bây giờ là lúc cho bước quan trọng nhất. Đó là vận hành (áp dung) hệ thống đã xây dựng và Đánh giá kết quả thực hiện sẽ giúp tổ chức tìm ra bất kỳ vấn đề cơ bản nào và các hành động khắc phục cần thiết để mọi thứ phù hợp với yêu cầu. Thường là qua bước Xem xét của lãnh đạo (Management Review). Ở bước này nhóm ISO cùng với tất cả lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức cùng nhìn nhận lại các vấn đề để tìm các sự phù hợp tuân thủ tiêu chuẩn và những cơ hội để cải tiến.
Bước 4: Đăng ký, Đánh giá và nhận chứng chỉ của bên thứ 3
Đánh giá chứng nhận ISO 9001 thường có 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1 là tiền đánh giá, tổ chức chứng nhận (bên thứ 3) sẽ đánh giá tài liệu, giấy tờ.
Giai đoạn 2 là đánh giá chính thức, bên thứ 3 sẽ đánh giá đúng yêu cầu tiêu chuẩn so với tình trạng thực tế của tổ chức.
Qua đó sẽ ghi nhận các điểm phù hợp và không phù hợp của Tổ chức so với tiêu chuẩn. Đối với các điểm không phù hợp được tìm thấy, tổ chức buộc phải thực hiện hành động khắc phục và lưu bằng chứng gửi về Bên thứ 3 xác nhận rồi mới được nhận chứng chỉ ISO 9001. Chứng chỉ này có thời hạn là 3 năm. Tuy nhiên, hàng năm Bên thứ 3 sẽ đến thực hiện đánh giá giám sát để đảm bảo công ty duy trì liên tục và hiệu quả hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Bước 5: Nhận và duy trì Giấy chứng nhận ISO 9001 hằng năm và Cải tiến liên tục
Đây là yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, tổ chức phải luôn duy trì cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Nhiều tổ chức sai lầm khi chỉ dừng lại ở bước 4 sau khi có được chứng nhận rồi là tất cả mọi công việc, quá trình lại buông lỏng, không giám sát, bỏ mặc hệ thống vì họ nghĩ là đã có chứng chỉ là xong rồi.
Như thế thì việc áp dụng ISO 9001 sẽ trở lên vô nghĩa và không đem lại giá trị gì cho công ty, tổ chức. Do đó hãy nhớ rằng thực hiện bước 5 này liên tục, liên tục và liên tục.
Trên đây là 5 bước quan trọng để áp dụng ISO 9001 hiệu quả và thành công trong doanh nghiệp của bạn ngay từ lần đầu áp dụng.
Giấy chứng nhận ISO 9001 chính là Bằng chứng thép cho doanh nghiệp chứng minh chất lượng cho sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp, luôn vì khách hàng và hướng đến khách hàng.
